Les règles de messages, c’est le mal

Si comme moi vous avez de nombreux interlocuteurs, privés ou professionnels, avec lesquels vous correspondez presque exclusivement par email, vous avez très probablement mis en place des règles de message vous permettant de diriger les emails entrants directement vers le bon dossier.

C’est tellement tentant et agréable de voir vos jolis emails se classer automatiquement sans aucune manipulation à faire…

Et bien, je vais vous faire un aveu : c’est mal, très mal.

Quand on a un volume client/projets encore léger, c’est utile, parfois, mais passé une certaine masse de mails « commerciaux » c’est très très dangereux.

Un exemple tout simple, et comme je suis a peu près certain que nous sommes très nombreux à être drogués de l’email, à checker nos boites 40 fois par jour, je pense qu’il va vous rappeler des choses.

Ohh, un nouveau message de tartempion, je l’aime bien tartempion, c’est un bon client, j’ouvre donc le dossier de tartempion qui m’indique qu’il y a un nouveau mail, ahh qu’est ce que je disais, il me demande un petit boulot, bon c’est pas grand chose et c’est pas urgent, je verrai un peu plus tard.

Oui mais, mon logiciel considère que je l’ai lu, cet email, à moins que j’ai l’intelligence d’avoir le réflex de le remettre ne non lu, mais je sais que ça m’agace, je n’aime pas avoir des emails non lus, ça fait pas propre et donc je vais retourner vite le lire, ce ne sera toujours pas urgent, et je vais redevoir le remettre…

Vous voyez ou je veux en venir ?

Parce que, c’est vrai, vous l’aimez bien tartempion, mais vous avez encore ce satané dossier Dupont à finir pour hier, ces trois devis qui attendent depuis une semaine et puis Durand vous a demandé de le recontacter dans la journée…

10 jours après, tartempion, qui lui aussi vous aime bien, vous contacte sur votre portable, s’étonnant de ne pas avoir de vos nouvelles suite à sa demande par email, mais que ce n’est pas grave, ils ont géré autrement… un email ? quel email ? RAHHHHHHH CET EMAIL LA ?

Bon je vous rassure, ça ne m’est pas encore arrivé, mais ça a failli, depuis j’ai supprimé toutes mes règles de messages.

Je garde tout bien visible dans ma boite de réception générale que j’étiquète après lecture (sous thunderbird) avec un tri par critère de date (aujourd’hui, hier, etc…) et je me fais une séance le matin en arrivant et une autre le soir pour voir ce qui est géré, en cours ou à faire, une fois que c’est géré, ça va dans le dossier client, et pas avant.

Cordialement,
Aymeric Jacquet

Tags : ,

Be Sociable, Share!

12 Commentaires pour Les règles de messages, c’est le mal

  • Ah les joies du classement de mails. Idem, je ne les place dans les dossiers correspondants qu’une fois le travail effectué, justement pour éviter ce genre de mésaventures.

    Par contre, ce qui est très désagréable, c’est le fait que je fasse du télétravail en alternance. 3 jours chez moi, 2 jours à la boite. Tu imagines la masse de mails à classer et reclasser… Ça fait longtemps que je me dis que je devrais bricoler une extension pour synchroniser les fichiers profils de thunderbird sur un serveur distant. Mais je n’ai jamais trouvé le courage…

    Le 14 mai 2008 à 16 h 24 min

  • Je classe mes mails à la main dans les dossiers, mais je leur attribue une étiquette colorée dans la boîte de réception pour mieux voir. Ensuite, je classe les mails dans les dossieres :
    @action
    @waiting for
    s’il y a des choses restantes à faire pour ce mail.

    Le dossier Tartempion correspond donc aux archives de ce que j’ai déjà fait.

    Le 14 mai 2008 à 16 h 29 min

  • Tiens tiens, je ne suis pas le seul à ne pas aimer avoir des emails non lus dans ma boite :)

    Sous outlook, je mets des drapeaux rouges aux emails lus mais à traiter dont tu parles, sous gmail des étoiles.

    Et après en 1 clic, hop hop hop tous les emails auxquelles il faut encore répondre.

    Ou alors tu es aussi allergique aux drapeaux et aux étoiles :)

    Le 14 mai 2008 à 19 h 16 min

  • Pour ça les Libellés dans Gmail c’est très pratique, tu peux afficher en un clic les emails de tartempion et ils restent là où ils sont.

    Le 15 mai 2008 à 8 h 38 min

  • Bon je vois qu’on utilise a peu près tous les mêmes tricks en fonction de l’appli mail.

    En fait, je prends enfin le temps d’utiliser les options avancées de thunderbird et ça me rend la vie vraiment plus simple, en attendant la future version.

    Gmail, je ne sais pas, je n’arrive vraiment pas à m’y faire.

    Le 15 mai 2008 à 12 h 16 min

  • Sur Thunderbird j’utilisais à l’époque des couleurs pour le classement : en une touche sur la pavé numérique. Thunderbird permet de mettre des couleurs, en fonction des priorités par exemple. Tout en laissant tous les emails non traités dans la boite de réception, classement à posteriori bien-sûr.

    Bon, c’était il y a quelques années, et depuis je suis passé au webmail… et là, le mieux reste encore de vider répondre régulièrement pour ne pas se retrouvé pollué. :-)

    Le 16 mai 2008 à 19 h 30 min

  • Lionel

    JulienA > Un bon conseil : UTILISE L’IMAP !

    J’avais le même soucis que toi, car je bosse sur 2 ordinateurs différents (mon portable, et mon fixe), et j’alterne plusieurs fois par jour. Et comme tout bon drogué de l’email, il m’est insupportable de ne pas pouvoir lire mes mails toutes les 5mn… Or, l’IMAP permet justement de synchroniser autant de clients emails que tu veux. Et si tu supprimes un message de ta boîte mail, ce message sera supprimé partout, idem pour les réception, les tris…

    Le 17 mai 2008 à 14 h 45 min

  • Ah ? Bon sang, comment n’ai-je su ça plus tôt ? Merci Lionel.

    Le 17 mai 2008 à 22 h 48 min

  • Aymeric, je pense que tu gagnerais à remplacer tes dossiers « réels » par des dossiers virtuels, dans Thunderbird. Cela correspond à peu près à ce que Ced disait sur GMail un peu plus haut, mais dans ton bon vieux client mail. Perso je ne fonctionne qu’avec ça.

    Le 19 mai 2008 à 7 h 48 min

  • marcv : dossier virtuels ? hmmm ça sonne bien ça, je vais me renseigner, merci.

    Le 19 mai 2008 à 10 h 17 min

  • Ce que tu oublies aussi de signaler aux autres, c’est que outlook express ainsi que windows mail de vista, a un bug avec les regles de messages, et éfface à l’insu de l’utilisateur des e-mails très important qui doit être classé et dirrigé vers le bon dossier, ça m’est arrivé à moi et à plusieurs autres personnes de voir des e-mails très important s’effacer sans notre accord et qui sont irrécupérable.

    Donc outlook receptionne bien l’e-mail.
    Regarde la liste de règles de messages.
    Place l’e-mail dans le bon directory et d’un coup l’efface sans raison, et vous avez beau chercher pourquoi que vous n’allez jamais trouver la raison, car c’est à microsoft à vérifier ce qu’ils fournissent eux même avant de le donner aux gens qui eut sont victime de la perte d’information à cause de microsoft et leur incapacitée à vérifier comme tout bon cuisinier la sauce d’un plat avant de le servir aux clients.

    C’est d’un triste de voir des gens avoir des millions de dollars et être incapable de faire du bon commerce.

    Donc tu as bien raison de dire que pour le moment, c’est le mal.

    Le 8 juin 2008 à 12 h 22 min

  • Papillon : en fait, j’utilise… Thunderbird, qui a ses défauts, mais au moins est gratuit. ;)

    Le 11 juin 2008 à 16 h 47 min